Jak ułatwić sobie życie w małej firmie budowlanej

Należy koniecznie pamiętać, aby ustalony zakres prac pomiędzy inwestorem, wykonawcami i podwykonawcami był zawsze objęty stosownymi umowami. Do tego dochodzą protokoły przekazania budowy, harmonogramy, gwarancje, zlecenia robót dodatkowych, kwity KP i KW, faktury, korekty… Jednak ogrom i czasochłonność prac „papierkowych” często zniechęca i odstrasza, przez co firmy nie prowadzą pełnej, spójnej dokumentacji projektów budowlanych.

Rozumiemy to i mamy sposób, aby ten problem rozwiązać, lecz o tym pod koniec artykułu. Najpierw przyjrzyjmy się negatywnym konsekwencjom, które mogą spotkać firmę budowlaną, która nie prowadzi dokumentacji.

Dodatkowe koszty i nieporozumienia w obrębie projektu

Jak już zostało wspomniane – wielu przedsiębiorców budowlanych zaniedbuje prowadzenie dokumentacji. Czy to źle? Oczywiście, że tak. Po pierwsze taki sposób prowadzenia współpracy naraża przedsiębiorcę budowlanego na dodatkowe koszta. Inwestor może egzekwować wykonanie dodatkowych prac, na które firma się wcześniej nie godziła lub które nie zawierają się w ustalonej cenie.

Silniejsza pozycja klienta i jego umiejętności perswazyjne mogą czasem powodować, że wykonawca, na którymś z etapów budowy wykona większy zakres prac, aniżeli było to ustalone. Inwestor może powiedzieć „Przecież umawialiśmy się na ten zakres”! Wówczas warto sięgnąć do przejrzystej, konsekwentnie prowadzonej dokumentacji – wykazu wszystkich umów, aneksów i protokołów zdawczo-odbiorczych itd.

Może być też odwrotnie. Strony mogą ustalić (bez stosownej umowy w postaci dokumentu) określony zakres prac, a po ich wykonaniu inwestor może stwierdzić, że wcale nie zamawiał usługi w danym zakresie. Sytuacja ta wcale nie jest niespotykana i każdy, kto realizuje prace budowlane pewnie się z podobnym scenariuszem spotkał.

Prowadzenie dokumentacji i spisywanie wszystkich umów w prosty sposób zabezpiecza interesy obu stron. Ewentualne zaniedbanie w tym zakresie to po prostu potencjalne koszty, które w branży cechującej się długimi terminami płatności, mogą narazić firmę na niebezpieczeństwo utraty płynności i niewypłacalność.

Przejrzysta sytuacja w sądzie

Gdy z jakiegoś powodu przedsiębiorca zostanie wezwany przed sąd, gdy dojdzie do nieporozumienia, pojawią się zarzuty o wadliwe wykonanie prac lub kontrahent okaże się nieuczciwy, dobrze jest mieć pełną dokumentację, z której jasno wynika ustalony zakres obowiązków i warunki współpracy.

Może się zdarzyć, że inwestor chcąc zarzucić firmie budowlanej, że nie zrealizowała określonego zakresu prac będzie dążył do wyłudzenia odszkodowania lub dodatkowych świadczeń. Gdy prowadzona jest spójna dokumentacja w zakresie umów, harmonogramów, płatności etc. do takiej sytuacji dojść po prostu nie może, a gdyby doszło, firma budowlana ma szereg dokumentów potwierdzających jej wersję.

Zabezpieczenie w przypadku kontroli skarbowej

W trakcie kontroli z Urzędu Skarbowego może pojawić się żądanie, aby firma budowlana przedstawiła szereg dokumentów, które stanowią podstawę do wystawienia poszczególnych faktur. Taka sytuacja może być bardzo kłopotliwa, gdy ustalenia nie były spisywane, a poszczególne etapy prac konsekwentnie dokumentowane. Mając w jednym miejscu wszystkie protokoły, zlecenia robót dodatkowych, umowy, firma jest chroniona i nie naraża się na oskarżenia o przestępstwo skarbowe lub niepotrzebnie przedłużającą się kontrolę.

Jak ułatwić sobie prowadzenie dokumentacji budowlanej?

Nie każdy może sobie pozwolić, aby poświęcać długie godzinny na żmudne tworzenie rozległej dokumentacji, przepisywanie danych, aneksowanie wszystkich umów. Rozwiązaniem może być platforma, która w jednym miejscu daje możliwość generowania, zarządzania i eksportowania dokumentów budowlanych. Takie możliwości daje startująca na początku 2016 r. platforma DokumentyBudowlane.pl.

Czy to rozwiązanie tylko dla wielkich firm? Wręcz przeciwnie! Mogą z niego skorzystać mali przedsiębiorcy budowlani, a także biura rachunkowe obsługujące tę branżę. Obsługa jest prosta i intuicyjna. Co więcej – 60-dniowy okres testowy jest za darmo.

Czy warto korzystać z narzędzi wspierających dokumentację budowy?

Czy opłaca się korzystać z takich narzędzi? Każdy fachowiec wie, że bez narzędzi każda praca byłaby niewydajna lub wręcz niemożliwa do wykonania. Tak jak na budowie warto korzystać z nowoczesnych technologii, tak i w zarządzaniu firmą należy sobie pomagać. Branża budowlana jest branżą specyficzną, to nie podlega wątpliwości. Czemu zatem oprócz zaoszczędzenia czasu nie oszczędzić także nerwów i pieniędzy?

Artykuł został napisany we współpracy z platformą DokumentyBudowlane.pl oferującą aplikację do prowadzenia spójnej dokumentacji robót budowlanych, sporządzania umów, protokołów, aneksów.